logocopro

Copropriété

Accès direct aux rubriques

Recherche sur le site


SYNDIC : LES TÂCHES COURANTES

Tâches courantes du syndic

p Une répartition imprécise des tâches entre la gestion courante et les prestations particulières est une source importante de conflits et de mésentente entre le syndic et le syndicat, puisqu’elle se répercute sur le coût final des honoraires payés au syndic. Quand bien même cette distinction serait claire, c’est souvent au moment du contrôle des comptes que le conseil syndical se rebiffe, lorsqu’il réalise que les tâches courantes se réduisent à une peau de chagrin alors que la rubrique “prestations particulières” est au contraire très étoffée.

 

p Le contrat idéal

Le contrat idéal est celui qui existait à l’époque où le modèle de contrat était imposé aux syndics par la réglementation. Il n’en demeure pas moins que ce qui était possible à l’époque l’est toujours aujourd’hui. Certains syndics sont restés fidèles à ce contrat type : ce n’est donc pas une rareté et nous recommandons vivement aux conseils syndicaux de s’en inspirer. La liste que nous reproduisons ci-dessous correspond au contrat imposé par l’arrêté du 26 décembre 1975 abrogé en 1986 avec la libéralisation des prix.

Le principe qui régit cette liste, c’est la forfaitisation de toutes les missions courantes du syndic ou de celles qui sont répétitives, comme la tenue de l’assemblée générale annuelle. Ne figurent alors en “prestations particulières” que les démarches occasionnées par un impayé, une vente, le suivi de travaux importants nécessitant des appels de fonds supplémentaires, une étude de dossier difficile, une mission confiée par un copropriétaire, une modification du règlement, une procédure. Les prix étant libres et les contrats de plus en plus souvent annuels, le syndic peut corriger à la hausse le montant de sa rémunération s’il l’a sous-estimée, et négocier une augmentation de ses honoraires.

 

p La liste des tâches courantes

Doivent être considérés comme entrant dans le cadre d’une administration normale les opérations effectuées par le syndic de copropriété pour la gestion courante des parties communes. Cette administration normale comporte pour le syndic les obligations ci-après :

 

 

  

 

1.Assemblée générale annuelle et conseil syndical éventuel la précédant

a) Envoi des convocations ;

b) présence à l’assemblée  générale  et  éventuellement  au conseil  syndical,  quel  que  soit  le  lieu  où  ils  se  tiennent, même en dehors des heures habituelles de travail du cabinet du syndic ;

c)  présentation des comptes de gestion, établissement et diffusion de l’état des créances et dettes, de la situation de trésorerie et du budget prévisionnel ;

d) réception et inscription des adjonctions à l’ordre du jour ;

e)  dégagement et diffusion des conditions essentielles des contrats, devis des entreprises, pièces ou marchés ;

f)   exécution des décisions correspondant à la gestion nor male ;

g)  tenue  du  registre  des  procès-verbaux ;  rédaction  des procès-verbaux de ladite assemblée et, éventuellement, du conseil la précédant ;

h)  frais de tirage du procès-verbal de l’assemblée annuelle aux copropriétaires opposants et absents. 


2. Établissement et tenue des comptes de charges courantes

a)  Tenue de la comptabilité ;

b) appels de fonds ;

c)  paiement des factures et répartition des dépenses entre les copropriétaires ;

d) établissement et tenue à jour de la liste des copropriétaires. 

 

3. Reproduction et diffusion des documents habituellement  fournis  aux  copropriétaires  dans  le  cadre  de  la gestion normale. 

 

4. Assurances Souscription des polices, déclaration des sinistres afférents à ces polices et toutes les activités aboutissant au règlement des  sinistres  concernant  les  parties  communes  de  l’im meuble et non causés par un copropriétaire (notamment : rendez-vous avec les experts, les entrepreneurs, règlements aux ayants droit de l’indemnité…). 


5. Gestion et conservation de toutes les parties communes

a)  Souscription et surveillance de l’exécution des contrats avec les entreprises spécialisées ;

b) visites des locaux communs ;

c)  déplacements à l’immeuble ou auprès de toute personne, ou service en cas d’incidents concernant les parties communes ;

d) contrôle de  l’exécution  des  réparations  d’entretien ou présentant un caractère d’urgence. 

 

6. Concierges et employés d’immeuble

 a)  Recherche de concierges et employés d’immeuble ;

b) engagement et établissement du contrat et du salaire de base ;

c)  bulletin de paye : calcul des salaires, des congés payés et des avantages en nature ;

d) tenue du livre de paye ;

e)  paiements ;

f)  déclaration à la Sécurité sociale, à la caisse de chômage, à la caisse de retraite complémentaire, à l’administration des contributions directes ;

g)  établissement des relevés de salaires annuels ;

h)  feuilles de maladie ;

i)   attestations diverses ;

j)   déclarations d’accident. 

 

p Les déviations 

À chaque nouveauté législative allongeant la liste des tâches du syndic, certains cabinets ont tendance à facturer le nouveau service, même minime, au titre des prestations particulières alors que la loi l’a mis dans la liste des tâches courantes. Les exemples récents portent sur la tenue du carnet d’entretien et la rémunération de l’ouverture d’un compte bancaire séparé.

À l’occasion de litiges, les tribunaux ont été amenés à interpréter les contrats et ainsi à trancher les différends sur les honoraires réclamés. C’est ainsi que l’on trouve des décisions confirmant que le traitement des sinistres 1 ou les frais informatiques pour édition des états et documents 2 sont à ranger dans les tâches de gestion courante qui n’autorisent pas la perception d’honoraires supplémentaires.

Voici quelques commentaires sur ces rubriques qui nous sont inspirées par les pratiques rencontrées ou le dépouillement des contrats proposés par les syndics.

 

p La reproduction et la diffusion des documents

Point fréquent de friction que le prix des photocopies. Certains syndics vous facturent la moindre circulaire. C’est surtout à l’occasion de l’assemblée générale que la note s’envole pour la copropriété. Pour éviter de pénibles vérifications, exigez que ce poste reste en charge courante ou négociez un forfait.

 

p L’assemblée générale

Des économies peuvent être faites en simplifiant les procédures : remise de documents contre émargement lorsque la loi le permet, plutôt qu’un envoi postal systématique. Le syndic a-t-il besoin d’un secrétaire ? Pas toujours. À vous de voir en fonction du nombre de participants.

Avec un peu de chance et quelques appels aux associations locales, vous trouverez peut-être une salle à proximité de l’immeuble, plus chaleureuse et moins chère que la salle réservée à la mairie ou au café.

 

p Les assurances

Pour l’assurance multirisque habitation, le poste comprend la souscription de l’assurance, les déclarations et le suivi des travaux de remise en état. Certains contrats passent en prestation particulière la déclaration de sinistre ou le suivi des travaux. Cette pratique nous paraît d’autant plus critiquable que les contrats d’assurance prévoient le remboursement au syndic de ses débours.

Pour l’assurance dommages ouvrage souscrite dans le cadre de travaux importants pouvant bénéficier d’une garantie décennale, les honoraires spéciaux pour travaux couvrent déjà cette tâche supplémentaire du syndic.

 

p La gestion des parties communes

Elle comprend la surveillance du travail des entreprises avec lesquelles le syndicat a souscrit un contrat d’entretien, ainsi que les petits travaux ponctuels qui ne manquent jamais de jalonner le parcours entre deux assemblées.

Certains syndics comptent des honoraires au-dessus d’une certaine somme. Il faut refuser et réserver la perception d’honoraires exceptionnels aux travaux votés en assemblée générale et justifiant d’appels de fonds particuliers.

 

p La tenue du carnet d’entretien

Il faut s’entendre sur le vocable de “carnet d’entretien”. Le carnet d’entretien évoqué par la loi est une simple liste des événements marquants de la copropriété que le syndic doit tenir à la disposition des copropriétaires, notamment en cas de vente de leur lot pour l’information de leur client. Tout autre chose serait un document complet destiné à recenser chaque équipement ou partie du gros œuvre qui requiert entretien ou travaux afin de veiller à la bonne tenue de l’immeuble et à permettre aux copropriétaires d’anticiper sur les dépenses futures. Le premier ne peut être facturé ; le second est à négocier entre le syndicat et le syndic. Si l’élaboration du carnet complet ou l’achat d’un logiciel est un investissement du syndic, la tenue du carnet fait en revanche partie de sa mission normale de suivi de l’immeuble.

 

p L’ouverture d’un compte séparé

L’assemblée générale décide des modalités de dépôt des fonds du syndicat. Elle a le choix entre le compte bancaire (ou postal) séparé, auprès de l’établissement qu’elle désigne, ou le compte professionnel du syndic. Les syndics trouvent plus simple, pour leur gestion, le choix d’un compte unique. Ils sont donc tentés de facturer l’ouverture d’un compte séparé. Cette facturation ne nous paraît pas justifiée. Certains syndics proposent plus judicieusement de ristourner au syndicat l’équivalent du revenu des sommes que celui-ci aurait pu placer s’il avait ouvert un compte séparé.

 

p L’étude de sécurité pour les employés d’immeuble

Le code du travail oblige l’employeur à remplir une fiche d’évaluation des risques pour la sécurité et la santé des personnes employées 3. C’est un document de sensibilisation destiné à faire prendre conscience à l’employeur des risques éventuels afin qu’il adopte des mesures correctives. Des formulaires types existent. Il est donc rapide de remplir cette fiche. Nul besoin de faire appel à une aide extérieure. Ce travail fait partie des tâches normales du syndic et n’a pas à être facturé.

 

(Extraits Fiche pratique INC)

 

 

Nb de visiteurs:56778
Nb de visiteurs aujourd'hui:30
Nb de connectés:2