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AG : CONVOCATION


AG Convocation

p Qui convoque l’assemblée générale ?

Quand tout va bien, c’est le rôle du syndic de convoquer l’assemblée annuelle et il doit le faire avant l’expiration de son mandat. Au conseil syndical de veiller à fixer une date suffisamment tôt pour disposer d’un local et rester dans les dates habituelles.

Pour avoir le plus de copropriétaires présents, il faut quelquefois jongler avec les vacances scolaires ou les ponts.

Le conseil syndical peut provoquer la réunion des copropriétaires lorsque le syndic refuse ou néglige de lancer la procédure de convocation de l’assemblée.

Si le conseil ne fait rien non plus, un groupe de copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, ou un copropriétaire isolé mais habilité par le tribunal à sa demande, peut prendre les choses en main.

Après un premier avertissement au s yndic resté sans effet, il faudra lui envoyer une mise en demeure en recommandé. Huit jours plus tard, s’il n’a toujours pas réagi, le président du conseil syndical convoquera lui-même l’assemblée. Si c’est un copropriétaire (ou un groupe) qui a fait la demande en vain, il s’adressera au tribunal de grande instance pour obtenir l’autorisation de convoquer l’assemblée.

 

p Qui doit être convoqué ?

Bien que cela soit rare, il arrive que les copropriétaires soient dans une situation juridique particulière qui amène le syndic à s’interroger sur la personne qu’il doit convoquer.

•  Si le lot est en indivision : un mandataire commun doit être désigné par les personnes concernées ; elles doivent informer le syndic de leur choix et lui donner toute indication utile pour lui faire parvenir les convocations.

•  Si le lot est occupé par un couple : le syndic adressera la convocation à l’un ou l’autre des époux si le lot est un bien commun, et uniquement au conjoint propriétaire s’il s’agit d’un bien propre. Par précaution, le syndic peut envoyer une convocation qui les désigne tous les deux, même si un seul participe au vote.

•  En cas de vente : la mutation d’un lot n’est opposable au syndicat qu’à partir du jour où le syndic a reçu du notaire ou des parties la notification du transfert de propriété. Le syndic convoquera la personne qui en apparence est propriétaire le jour de l’envoi de la convocation.

  

p Quel est le délai de la convocation ?

Il faut que – sauf urgence – la convocation arrive chez les co- propriétaires au moins vingt et un jours avant la date de la réunion. Ce délai est impératif. Le syndic doit donc conserver la preuve qu’il a envoyé la convocation dans les temps. Le courrier partira en recommandé ou par télécopie avec récépissé. Il peut aussi être remis aux copropriétaires qui sont résidents, contre émargement. Tout copropriétaire qui ne recevrait pas la convocation, ou la recevrait tardivement, serait en droit de faire annuler l’assemblée dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l’assemblée.

Le point de départ du délai de la convocation envoyée en recommandé est fixé au lendemain du jour de la première présentation du recommandé. Pour l’envoie par télécopie, ce sera le lendemain du jour de sa réception.

Le copropriétaire non convoqué ou convoqué tardivement peut engager une procédure en annulation de l’assemblée pendant dix ans s’il est resté dans l’ignorance des résolutions votées. En revanche, s’il a reçu notification du procès- verbal de l’assemblée, son délai de recours est de deux mois à compter de l’envoi en recommandé.

 

p Que doit contenir la convocation ?

Le courrier indique le lieu, la date et l’heure de la réunion, ainsi que l’ordre du jour (la liste des questions proposées au vote). La convocation indique les modalités de consultation des pièces justificatives des charges par les copropriétaires.

 

p Le lieu

Il arrive qu’un syndic, par facilité pour lui, convoque l’assemblée dans un lieu où réside la majorité des copropriétaires et non là où se trouve l’immeuble (résidence de vacances…), ou encore dans une commune limitrophe de celle de l’immeuble ou dans des locaux situés dans une autre commune que celle de l’immeuble. Cette façon de procéder n’est légale que dans la mesure où elle est prévue par le règlement de copropriété. S’il arrive que le local réservé se trouve indisponible après l’envoi des convocations, une nouvelle convocation doit être adressée aux copropriétaires.

 

p L’ordre du jour

Le conseil syndical veillera à ce que l’ordre du jour soit correctement rédigé. L’idéal est d’indiquer aussi la majorité de vote

(cf. la fiche pratique INC J. 237) pour que, d’un coup d’œil, les copropriétaires pèsent les enjeux, prévoient les difficultés ou vérifient que le syndic n’a pas commis d’erreur. Mais ce n’est pas une obligation.

Une des erreurs communes, sous la pression quelquefois du conseil, est d’inscrire une question à l’ordre du jour pour la- quelle aucun vote n’est possible, notamment lorsque le dossier n’est pas prêt. Si l’ordre du jour indique « vote sur le principe des travaux sur la terrasse », ce n’est pas bon. L’assemblée ne vote pas sur un principe, mais sur un dossier complet donnant aux votants toutes les informations techniques ou financières. L’assemblée devrait également refuser de voter sur des propositions qui n’étaient pas inscrites à l’ordre du jour ; c’est une cause d’annulation de l’assemblée. En revanche, les copropriétaires peuvent en discuter à la fin de l’assemblée dans les “questions diverses”. C’est une manière pour le syndic et le conseil de voir si un projet recueillerait ou non l’assentiment des copropriétaires, avant d’engager des études.

 

p Quels documents doivent être joints à la convocation ?

D’une façon générale, tous les documents qui permettent aux copropriétaires de donner un avis éclairé doivent être joints à la convocation. Parmi ces pièces, certaines sont obligatoires pour la validité du vote. En voici une liste non exhaustive :

–  état financier et compte de gestion général,

–  projet de budget et tableau comparatif avec le budget antérieur,

–  contrats, devis, marchés soumis au vote,

–  contrat de syndic,

–  projets de résolution. 


Certaines annexes sont communiquées pour l’information des copropriétaires. Leur absence ne vicie pas le vote car l’assemblée ne vote pas sur ces pièces :

–  annexes au budget prévisionnel,

–  état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération,

–  avis du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire.

 

p Comment inscrire des questions à l’ordre du jour ?

Avant le décret du 4 juin 2004, le copropriétaire qui souhaitait proposer un vote à l’assemblée devait le faire dans les six jours suivant la convocation à l’assemblée générale. C’était très court pour le copropriétaire et cela entraînait des frais supplémentaires d’envoi d’un ordre du jour rectificatif.

Désormais, les copropriétaires ont toute l’année pour faire des propositions, à condition de les envoyer au syndic à temps pour qu’il les intègre à son ordre du jour. Il est donc nécessaire de se renseigner auprès de lui ou du conseil syndical pour connaître la date ultime. Les propositions sont envoyées en recommandé ou par télécopie avec récépissé pour en garder la trace, ou remises contre récépissé. Les demandes tardives seront inscrites à l’ordre  du jour de l’assemblée suivante, à moins que le copropriétaire n’ait choisi de retirer sa proposition.

 

   (Extrait fiche pratique INC)

 

 

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