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ANNEXE 2 Compte de gestion de l'exercice clos réalisé et budget prévisionnel de l'exercice

 

I Première partie : Opérations courantes

II Deuxième partie Travaux et opérations exceptionnels

 

L'annexe 2 permet de visualiser l'ensemble des charges de la copropriété et les produits. Cette annexe se veut être comparative, puisque sont présentés les montants des postes de charges de l'année dont les comptes sont à approuver (Année N), ceux de l'année précédente (N-1), plus l'année en cours (N+1), ainsi que l'exercice à venir (N+2).

C’est le compte de résultat de la copropriété. Il retrace les opérations courantes (budget prévisionnel) ainsi que les charges liées aux travaux et opérations exceptionnelles.

Ce tableau est lui-même divisé en deux parties

  • en horizontal, se trouvent les différents exercices
  • En vertical, se trouvent les différents comptes de charges et de produits

 

I Première partie : Opérations courantes

A/ les différents exercices

5 colonnes à analyser

L'année N-1 : cette colonne indiquée en gris (ci-dessous tableau), correspond à l'année (ou exercice) précédent l'année dont les comptes sont à approuver

L'année N : correspond à l'année dont les comptes sont à approuver (et non à l'année en cours). Deux colonnes sont renseignées : "exercice clos, budget voté", qui correspond, au budget prévisionnel voté et "exercice clos réalisé à voter", qui correspond tout simplement aux charges réelles. C'est donc cette colonne qu'il faudra approuver pour les comptes de l'exercice.

L'année N+ 1 : correspond au budget prévisionnel de l'année en cours. C'est donc sur la base de ce budget que sont affectés les appels de fonds.

L'année N+2 : correspond à l'année future dont il faudra voter le budget prévisionnel.

 

Analyse plus en profondeur

La colonne N budget réalisé, reste celle qu'il faut particulièrement étudier, car c'est cette colonne qu'il faudra approuver. Pour ce faire, il faudra procéder à une comparaison évolutive des montants des dépenses. Dans un premier temps, il faudra déjà comparer le budget prévisionnel voté pour l'année N avec le budget réalisé.

Pour la colonne N+1, son analyse est tout autant indispensable, puisque, c'est sur ces bases que les appels de l'année en cours sont faits.

Il faut donc vérifier que le budget en cours est bien adapté aux besoins de la copropriété. Pour cela, i faut connaître la justification de chaque montant de charges et savoir si elle est valable ou non .

Cette étude pourra être aussi réalisée pour la reconduction du budget prévisionnel de l'année N+2.

 

Ce tableau détaille les produits (recettes) et les charges (dépenses) de la copropriété en les classant par nature de dépenses ou de recettes.

  1. Il vous permet d’avoir une vision générale des montants versés ou à verser et des produits reçus ou à recevoir.
  2. permet de comparer  l’exercice comptable en cours aux deux exercices précédents et à l’exercice à venir ;
  3. est intéressant pour détecter les postes qui ont manifestement évolué (charges de chauffage, d’eau, rémunération du syndic…) et permet
  4. donc d’anticiper ou de remédier aux difficultés qui peuvent apparaître.

 

Il donne les soldes de l’exercice clos (excédent ou insuffisance des charges et des produits) en distinguant le solde du budget prévisionnel de celui hors budget prévisionnel.

Le tableau est utile aux conseils syndicaux en complément des documents comptables internes à la copropriété (afin d’assurer le meilleur contrôle possible de la tenue de la comptabilité, il est conseillé aux membres du conseil syndical d’aller consulter le livre journal, le grand livre et les balances générales laissés à leur disposition chez le syndic).

Annexe 2 Première partie : Opérations courantes Compte de gestion générale et budget prévisionnel

Annexe2

 

EXEMPLE : Compte de gestion général de l'exercice clos réalisé (N) du 01/10/2007 au 30/09/2008 et Budget prévisionnel de l'exercice (N+2) du 1/10/2009 au 30/9/2010

Annexe2

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(1) Excédent : C’est la différence entre les produits et les dépenses engagées. Ici, le montant des provisions et autres produits est SUPERIEUR aux charges constatées (219 406.11– 216 913.28). Excédent = 2 492.83  Le budget appelé aux copropriétaires à permis de couvrir les dépenses courantes

(2) Le suivi des décisions importantes prises en assemblée est aisé. Le tableau présente pour chaque décision le montant prévu des travaux et les factures qui leur sont affectées

(A) Cette partie du tableau, présente les produits (sommes reçues ou à recevoir).
Comme nous l’avons indiqué plus haut, c’est dans cette partie de l’annexe II qu’apparaissent les provisions appelées au titre du budget prévisionnel (701).

Les autres produits (dans notre exemple 5 596.05- 0.06) viendront en déduction dans l’annexe 3 et seront précédés du signe moins. Ce sont des recettes perçues par la copropriété : produits financiers, remboursements d’assurance, loyers reçus (panneaux publicitaires …).

(B) Les montants affectés aux comptes 713 -714 -716 dans le tableau ci-contre apparaîtront dans l’annexe 3 précédés du signe moins.

(C) Insuffisance : C’est la différence entre le total des produits pour travaux et les dépenses engagées pour les réaliser. Ici, le montant des provisions et autres produits est INFERIEUR aux charges constatées (71 324.43 – 62 154.78). Ce qui crée une insuffisance. (9 169.65)

Petit contrôle : Le total des charges courantes (annexe 2 : 216 913.28) diminué du total des classes 713, 714, 716 (annexe 2 :5 596.05) doit être égal au total des charges de l’annexe 3 (211 317 .17).


Se repérer dans les exercices

Exemple : L’assemblée générale se réunit le 15/04/2008 pour approuver les comptes de l’exercice du 01/10/2007 au 30/09/2008.

N-1 (1) : Dépenses du 01/10/2006 au 30/9/2007

N(2): Rappel du budget de l’exercice à approuver (01/10/2007 au 30/09/2008)

N (3) : Dépenses de l’exercice à approuver (01/10/2007 au 30/09/2008)

N+1 (4) : Budget voté à la précédente assemblée (budget du 01/10/2008 au 30/09/2009)

N + 2 (5) : Budget de l’exercice suivant (01/10/2009 au 30/09/2010) qui doit être voté à l’assemblée du 15/04/2008.

Cette comparaison sur plusieurs exercices et par nature de dépenses permet de plus facilement détecter les postes qui ont évolués de manière significative (eau, chauffage…)

Petit contrôle : Le total des charges pour travaux de cette annexe doit être égal au total des charges de l’annexe 4

 

B/ Les différents comptes de charges

Les charges sont regroupées dans cette annexe par nature et on par clef de répartition

Chaque ligne doit être analysée. Il n'est nullement question de valider une ligne sans justification sérieuse et cohérente., notamment par exemple pour lenteur et l'eau.

Dans l'annexe 3, il y aura une répartition par type de charges.

 

C/Produits pour opérations courantes.

Cette partie du tableau se décompose en deux :

  • en horizontal figurent les différents exercices
  • en vertical, sont annoncée l'ensemble des produits que la copropriété a comptabilisé.

 

ATTENTION : il ne faut pas confondre "produits" et "recettes", en effet, les produits sont les sommes appelées ou dues et qui doivent dont être réglées, alors que les recettes sont les sommes réellement encaissées.

701 : Provisions copropriétaires : ce compte correspond aux sommes appelées auprès des copropriétaires et permettant de couvrir les charges courantes de la copropriété. ATTENTION Le montant indiqué correspond aux appels faits sur la base du budget prévisionnel (pour vérifier cette opération, reportez-vous plus bas). Par ailleurs, il sera intéressant de comparer le budget prévisionnel de l'année N-1 avec celui de l'année N. Une augmentation importante du budget devra faire l'objet d'un contrôle rigoureux. En effet, le budget des charges courantes doit NORMALEMENT se répéter d'une année sur l'autre sans grande fluctuation.

Vérification: Appels de fonds effectuées correspondent-ils bien au budget prévisionnel voté ? Se référer au tableau ci-dessus

................................... €
................................... €
Indiquez la somme identifiée en rouge dans l'annexe 2 (cette somme correspond au budget prévisionnel
=
Indiquez la somme identifiée en bleu dans l'annexe 2 (cette somme doit correspondre aux appels de fonds afin de couvrir le budget prévisionnel)

Ces deux montants doivent être obligatoirement identiques. Dans le cas contraire, il est indispensable d'avoir des explications auprès de votre gestionnaire.

713 Indemnités d'assurances : ce compte comptabilise des indemnités d'assurance notifiées ou versées à la suite d'un sinistre.

Comme le prévoit le décret comptable, ces produits doivent être mis en déduction d'un poste de charges afin de diminuer son montant. En toute logique, il serait normal d'affecter cette indemnité aux charges de travaux qui ont permis le traitement des dégâts occasionnés. Cette affectation sera retranscrite de façon comptable dans l'annexe 3

IMPORTANT : contrairement à ce que pourront prétendre certains syndics, les indemnités sont à comptabiliser dès notification par l'assurance et non pas lors du versement.

Citons : "Recommande de constater les produits financiers à la date de leur exigibilité conformément aux dispositions des articles 3 et 4 du décret du 14 mars 2005 ".

Ce point devra être contrôlé attentivement.

714 Produits divers: ce compte correspond à tout type de produits sauf ceux correspondants aux appels de fonds ou aux produits financiers. Exemple : location d'espaces publicitaires, location de la loge du gardien, location d'espaces, pour antennes téléphoniques, etc ....

Vérification si le résultat est excédentaire ou déficitaire :

Pour cela, il faut se référer à la ligne intitulée "solde" encadré en orange

Deux hypothèses sont possibles :

 

Soit
 
Soit
Le solde se situe au niveau des charges
Le solde se situe au niveau des produits
L'estimation du budget prévisionnel a été supérieure à celui des charges réelles de la copropriété, il est donc excédentaire
Le budget prévisionnel est inférieur à celui des charges réalisées, il est donc déficitaire
L'excédent doit être redistribuer sur les comptes des copropriétaires (et non en leur remettant un chèque ...)
Le déficit doit être appelé auprès des copropriétaires (ce qui peut expliquer que, sur l'annexe 1, certains copropriétaires présentent un solde débiteur léger)
Il est intéressant de connaître l'origine de cet excédant et vérifier que le syndic ne gonfle pas volontairement le budget prévisionnel pour faire de la trésorerie ou bien pour combler les impayés
Il faut connaître l'origine de ce déficit et vérifier, le cas échéant poste par poste, que chaque dépense est justifiées

(Extrait ARC)

 

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