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Annexe 3 : Compte de gestion pour opérations courantes de l'exercice clos réalisé (N) et budget prévisionnel de l'exercice (N + 1 & N+2)

L'annexe 3 est l'un des documents les plus intéressants à exploiter et cela pour plusieurs raisons :

1. Elle permet d'analyser les montants et les évolutions des charges courantes de votre copropriété (à l'inverse de l'annexe 4) sur quatre ans : (l'année précédent l'année à approuver. l'année à approuver, l'année en cours et l'année à venir.

2. Elle permet de distinguer les différents types de charges courantes par clé de charges donc par catégorie (à l'inverse de l'annexe 2) sur 4 ans.

3 . Elle permet d'identifier et de prendre en compte les différents produits de l'exercice qui ont été affectés à un poste de charges.

En effet. le décret impose que soit obligatoirement présentés aux copropriétaires les produits que la copropriété a comptabilisé afin de décider de leur affection et de diminuer ainsi le coût de l'un ou l'autre poste de charge.

Prenons un exemple : si le montant du poste « procédure de recouvrement de charge » est de 10.300 €, pourront venir en déduction de ce montant les produits provenant des frais et intérêts de retard de paiement. Ainsi. si les frais de retard sont de 3.220 € ces derniers viendront en déduction des charges de recouvrement (de 10.300 € ) pour ne faire plus que 7.080 € de charges (voir plus bas). Cette disposition est une véritable avancée du décret et il faudra bien vérifier que l'ensemble des produits sera bien affecté à un poste de charges.

4 . Elle permet de connaître les charges réelles que la copropriété supportera après affectation des produits en déduction des charges.

5 . Elle permet donc de connaître la situation réelle (excédentaire ou déficitaire).



I . COMMENT LIRE LE DOCUMENT ?

Le Document présente une double entrée :

A Dans la partie horizontale (encadrée en bleu) sont indiqués les exercices de références (comme dans l'annexe 2).

B Dans la partie verticale on distingue deux colonnes :

    1. Dans la première colonne (en orange) sont précisés les différents postes de charges répartis par clé.

    Ainsi, par exemple : le poste ascenseur (qui fait appel à une clé de répartition propre) sera distinct de celui du chauffage. avec, dans chacun d'eux, la part propre à l'électricité (celle concernant l'ascenseur, celle concernant le chauffage).

    2 . La deuxième colonne (en rose) indique d'une part :

    • Le montant réel du poste de charge (en bleu)
    • le montant éventuel des produits ( en vert)
    • le montant de la charge nette ( en rouge) : charge moins produit.

    Certains syndics vont présenter ce document d'une façon différente de celle prévue par le décret( volontairement ou non).


    Il est important de bien vérifier ce point et de ne pas oublier qu'ils devront obligatoirement présenter d'une part les charges. puis les produits affectés, enfin les charges réelles après déduction des produits affectés.

     

    II Étudier les différents postes

    Ce tableau permet de comparer sur plusieurs exercices les charges budgétées et le réel constaté. Il permet aux copropriétaires de se faire une idée claire de l’évolution des charges courantes.

    Compte de gestion pour opérations courantes de l'exercice clos réalisé (N) et budget prévisionnel de l'exercice (N + 1 & N+2) : c’est le suivi des budgets et du réel des charges courantes de fonctionnement classées suivant les clefs de répartition du règlement de copropriété. Cette annexe regroupe ce qui était auparavant 2 états : le budget prévisionnel et le relevé général des dépenses.

    ANNEXE 3 Compte de gestion pour opérations courantes de l'exercice clos réalisé du ... au ... et Budget prévisionnel de l'exercice (n+2)

    Annexe 3

    CLIQUEZ SUR LE TABLEAU POUR L'AGRANDIR

    EXEMPLE :

    Compte de gestion opérations courantes de l'exercice clos réalisé (N) du 1/10/2007 au 30/9/2008 Annexe 3
    et Budget prévisionnel de l'exercice (N+2) du 01/10/2009 au 01/10/2010

    CHARGES POUR OPÉRATIONS COURANTES
     
    Pour approbation des comptes
    Pour le vote du budget prévisionnel
     
    Exercices précédent
    approuvé
    01/10/2006 - 30/9/2007
    Exercice clos Budget
    voté
    01/10/2007 - 30/9/2008
    Exercice clos réalisé à
    approuver
    01/10/2007 - 30/9/2008
    Budget prévisionnel en cours voté
    01/10/2008 - 30/9/2009
    Budget prévisionnel en cours voté
    01/10/2009 - 30/9/2010
    003-1 Charges communes générales          
    60111100 Eau froide
    2 199.02
     
    966.54
       
    60210000 Électricité          
    62261100 Honoraires syndic gestion courante          
    64101000 Salaires gardiens et personnels immeubles

    22 661.78

    34 400.00

    22 796.70

    34 600.00

    35 640.00

      Ss Total 003 charges communes

    85 645.78

    82 220.00

    85 629.21

    83 970.00

    86 630.00

    Produits divers (dont intérêts légaux dus par les copropriétaires          
    71500000
    Revenus courants

    689.13

     

    747.02

       
    71502000
    Revenus courants : location ancienne loge

    4371.03

    5200

    4703.89

    4800

    5000

    71803000

    Produits exceptionnels : Rbt Sinistres

             
     
    Total Charges Net

    202 133.12

    139 380.00

    211 317.47

    220 480.00

    145 990.00

     
    Provisions copropriétaires

    208 583.44

    139 380.00

    213 810.00
    (2)

    220 480.00

    223 010.00

     
    Soldes

    6 450.32

    0.00

    2 492.53

       

     

    1) Les informations présentées dans l’annexe 3 sont les mêmes que l’annexe 2, mais non plus agencées selon la nomenclature comptable mais par rapport aux clés de répartition et nature de dépenses de votre copropriété.
    Un compte de l’annexe 2 (615 Entretien – petits travaux) peut cumuler plusieurs natures de dépenses (nature 150 – Petits travaux) qui seront bien différenciées dans l’annexe 3 (cf. Exemple ci-dessous)

    (2) Nous retrouvons  le montant des provisions pour charges courantes appelées dans l’exercice (classe 701 de l’annexe 2).

     

    III Comparer les totaux

    - Total des charges nettes : ce chiffre se trouve en bas de votre annexe (indiqué en violet) et fournit le montant total supporté réellement par la copropriété, produits affectés déduits. Ce montant est calculé tout simplement en additionnant l'ensemble des charges nettes des différents postes (donc après déduction des produits affectés). Remarquons à cet égard que le total de l'annexe 2 pour les charges courantes n'est pas forcément égal à celui de l'annexe 3 dans la mesure ou la première n'intègre pas des produits extournés en charges alors que la seconde les intègrent...

    - Provisions copropriétaires : cette rubrique (indiquée en marron) correspond aux appels de fonds lancés au cours de l'année et qui doivent être équivalent au budget prévisionnel voté.

     

    Analysons plus en détail la cohérence de vos comptes


    L'annexe 3 reprend les comptes de l'annexe 2 (1ère partie" charges courantes ") en les détaillant par clé. À ce titre il serait logique et normal de trouver les mêmes résultats.

    Vérifions donc la cohérence de vos documents comptables :

    • Pour commencer nous allons vérifier que le montant indiqué pour les provisions appelées sont bien les mêmes (sur l'annexe 2 et sur l'annexe 3).

    Pour cela il faudra comparer le montant indiqué dans l'annexe 2 au niveau des produits (compte 701 en rouge) et les provisions indiquées dans l'annexe 3 (en marron en bas).

    Comparons donc les provisions appelées pour l'année N:

    ..............................
     
    ..............................
    Reportez le montant indiqué en rouge dans l'annexe 2 pour l'année N (provisions appelées)
    =
    Reportez le montant indiqué en marron dans l'annexe 3 pour l'année N (provisions appelées)

    Il faut nécessairement trouver le même montant ; dans le cas où ces montants ne seraient pas identiques s il est évident qu'il y a eu une erreur et. il faudra demander une correction sous peine de non approbation des comptes.


    Puis. nous allons vérifier les soldes excédentaires ou déficitaires indiqués de façon respective dans l'annexe 2 et 3. Pour cela nous allons donc vérifier la cohérence des montants indiqués dans ces deux documents. Comme précédemment, il est obligatoire que ces deux montants soit exactement les mêmes.

    ..............................
     
    ..............................
    Reportez le montant indiqué en orange dans l'annexe 2 au niveau du solde de la colonne budget clos réalisé à approuver
    =
    Reportez le montant indiqué en jaune dans l'annexe 3 au niveau de solde du budget clos réalisé à approuver

     

    (Extrait ARC)

 

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