Le syndic conserve toutes les pièces importantes qui concernent l’immeuble.
C’est-à-dire:
- toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice;
- les registres des procès-verbaux des assemblées générales et les pièces annexes;
- les documents comptables ;
- le carnet d’entretien ;
- éventuellement, le diagnostic technique établi lors de la mise en copropriété (pour les immeubles anciens).
Les conventions
Le plus souvent il s’agit des contrats d’entretien des équipements communs (ascenseur, chauffage collectif, porte de garage, extincteur…), avec les carnets d’entretien lorsqu’ils sont obligatoires, auxquels s’ajoutent le contrat d’assurance de l’immeuble et les contrats de travail des employés d’immeuble, éventuellement.
Les conventions peuvent aussi faire état des accords particuliers sur l’utilisation des parties communes ou enregistrer les engagements pris par des tiers à l’immeuble.
Les pièces annexes
Ce sont les pièces qui accompagnent la préparation de l’assemblée et attestent du respect de la procédure:
- la copie des convocations et accusés de réception correspondants;
- les feuilles d’émargement;
- l’ordre du jour et les documents notifiés, tels que devis, contrats…
- la feuille de présence;
- la copie des notifications du procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants et leurs accusés de réception.
(Extraits fiche pratique INC)
